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Elucubrations, soufflées par « Haraket Ennoukal »

2014-05-13 23_11_23-Wordle - CreateEn ces temps de vaches maigres, il est toujours intéressant de s’attarder sur tout ce qui est superflus et qui en fin de compte revient cher.

Un ami m’a demandé de lui télécharger les fichiers relatifs « au grand mouvement de mutation » (tant attendu par certains, et annulé l’année dernière, Dieu seul sait pourquoi). Bref, j’ai été sur le portail du Ministère (soit dit en passant, l’exemple type de ce qu’il ne faut pas faire en matière de site web !) et j’ai trouvé les fichiers demandés.. que j’ai téléchargé, et puis par curiosité je les ai ouvert et Oh surprise ! 19 pages… C’est bien ! il y’a tout, le PV de la Réunion décisive, la circulaire et les formulaires.

Mais… Parce qu’il y’a toujours un « Mais », je me suis mis à faire de l’arithmétique.

Sachant que tout le monde, même ceux qui ne sont pas impliqués directement voudrait bien savoir ce qui a été décidé et comment l’opération des mutations va s’opérer. Puisqu’il fallait s’attendre à du nouveau (ce qui a été réitéré pendant toute une année)… Ce « tout le monde » c’est plus que 1000 personnes… disons juste 1000 animateurs et Directeurs.

Et sachant que 19 est le nombre de pages du « dossier » à envoyer, imprimer et photocopier on aura un minimum de 1000 x 19 = 19.000 pages !

19.000 pages qui polluerons rapidement les poubelles.

Alors je me suis encore posé la question (devenue débile) pourquoi tout le monde refuse les solutions numériques ? Pourquoi cet entêtement à vouloir coûte que coûte s’en tenir au papier ?

Pourquoi les formulaires qui sont « le clou de l’affaire » ne sont pas numériques avec tous les avantages que cela implique.

Il suffisait de créer très rapidement de créer les 3 formulaires sous, par exemple « Access » (cela prendra moins de temps que celui pour les réaliser sous word), puis les publier sur le serveur du Ministère ou ailleurs et de publier l’adresse. Les candidats aux mutations n’auront qu’à choisir celui qui leur convient et le remplir très rapidement en ligne et le tour est joué.

Les avantages de l’opération ainsi réalisées sont nombreux :

· Création très rapide des formulaires

· Des designs différents pour différencier les formulaires

· Des conditions de validations des entrées pour éviter les erreurs de saisie

· Des masque de saisie pour faciliter l’opération

· Des listes de choix qui accélèrent la saisie et là aussi réduit les erreurs

· Les formulaires remplis et renvoyés sont automatiquement placés dans des tableaux

· Toutes les opérations de tris, de calculs, de classement et de recherches rapides et sans erreurs

· Toutes les opérations de croisements, de graphiques, et de statistiques sont presque automatiques.

Donc si un délai de quinze jours (par exemple) est donné pour renvoyer les formulaires, tout ce qui reste à faire ne nécessitera que le travail d’un maximum d’une semaine pour discuter des résultats.

Comparer tout cela à l’opération comment elle est réalisée quand le PAPIER est le support, on a :

· Un gain de temps incroyable

· Un coût de très loin moindre

· Une efficacité indéniable du numérique

· Un archivage facilité

· Une transparence garantie

· Et encore…

Mais « chasse le naturel il revient au galop » reste la devise, la résistance au changement est d’une force inimaginable.

Pour rappel, toutes les institutions possèdent des espaces informatiques et sont connectées à l’internet (au moins selon la Direction Générale de la Jeunesse), et puis et surtout, le Ministère a une Direction de l’Informatique avec des techniciens supérieurs et des ingénieurs, et mêmes des ingénieurs principaux… C’est à se demander Pourquoi tout ça si on continue à travailler avec "le papier" et "le fax" ?

Elucubrations, soufflées par « Haraket Ennoukal »

En ces temps de vaches maigres, il est toujours intéressant de s’attarder sur tout ce qui est superflus et qui en fin de compte revient cher.

Un ami m’a demandé de lui télécharger les fichiers relatifs « au grand mouvement de mutation » (tant attendu par certains, et annulé l’année dernière, Dieu seul sait pourquoi). Bref, j’ai été sur le portail du Ministère (soit dit en passant, l’exemple type de ce qu’il ne faut pas faire en matière de site web !) et j’ai trouvé les fichiers demandés.. que j’ai téléchargé, et puis par curiosité je les ai ouvert et Oh surprise ! 19 pages… C’est bien ! il y’a tout, le PV de la Réunion décisive, la circulaire et les formulaires.

Mais… Parce qu’il y’a toujours un « Mais », je me suis mis à faire de l’arithmétique.

Sachant que tout le monde, même ceux qui ne sont pas impliqués directement voudrait bien savoir ce qui a été décidé et comment l’opération des mutations va s’opérer. Puisqu’il fallait s’attendre à du nouveau (ce qui a été réitéré pendant toute une année)… Ce « tout le monde » c’est plus que 1000 personnes… disons juste 1000 animateurs et Directeurs.

Et sachant que 19 est le nombre de pages du « dossier » à envoyer, imprimer et photocopier on aura un minimum de 1000 x 19 = 19.000 pages !

19.000 pages qui polluerons rapidement les poubelles.

Alors je me suis encore posé la question (devenue débile) pourquoi tout le monde refuse les solutions numériques ? Pourquoi cet entêtement à vouloir coûte que coûte s’en tenir au papier ?

Pourquoi les formulaires qui sont « le clou de l’affaire » ne sont pas numériques avec tous les avantages que cela implique.

Il suffisait de créer très rapidement de créer les 3 formulaires sous, par exemple « Access » (cela prendra moins de temps que celui pour les réaliser sous word), puis les publier sur le serveur du Ministère ou ailleurs et de publier l’adresse. Les candidats aux mutations n’auront qu’à choisir celui qui leur convient et le remplir très rapidement en ligne et le tour est joué.

Les avantages de l’opération ainsi réalisées sont nombreux :

· Création très rapide des formulaires

· Des designs différents pour différencier les formulaires

· Des conditions de validations des entrées pour éviter les erreurs de saisie

· Des masque de saisie pour faciliter l’opération

· Des listes de choix qui accélèrent la saisie et là aussi réduit les erreurs

· Les formulaires remplis et renvoyés sont automatiquement placés dans des tableaux

· Toutes les opérations de tris, de calculs, de classement et de recherches rapides et sans erreurs

· Toutes les opérations de croisements, de graphiques, et de statistiques sont presque automatiques.

Donc si un délai de quinze jours (par exemple) est donné pour renvoyer les formulaires, tout ce qui reste à faire ne nécessitera que le travail d’un maximum d’une semaine pour discuter des résultats.

Comparer tout cela à l’opération comment elle est réalisée quand le PAPIER est le support, on a :

· Un gain de temps incroyable

· Un coût de très loin moindre

· Une efficacité indéniable du numérique

· Un archivage facilité

· Une transparence garantie

· Et encore…

Mais « chasse le naturel il revient au galop » reste la devise, la résistance au changement est d’une force inimaginable.

Pour rappel, toutes les institutions possèdent des espaces informatiques et sont connectées à l’internet (au moins selon la Direction Générale de la Jeunesse), et puis et surtout, le Ministère a une Direction de l’Informatique avec des techniciens supérieurs et des ingénieurs, et mêmes des ingénieurs principaux… C’est à se demander Pourquoi tout ça si on continue à travailler avec "le papier" et "le fax" ?

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L’Inspecteur, Etats des lieux, Causes et effets

3 décembre 2013 Laisser un commentaire

02-12-2013 20-37-10

Les inspecteurs dans leur travail, diffèrent dans leurs approches personnelles (la fonction offre cette latitude) tout comme les régions où ils interviennent (à chacune ses propres caractéristiques), l’objectif étant de décrire dans sa totalité le travail de l’inspecteur comme il est pratiqué réellement indépendamment des exceptions.

Quelques remarques importantes, néanmoins s’imposent :

· L’inspecteur cumule nombre de taches aussi importantes les unes que les autres pour les institutions de jeunesse et les animateurs.

· Il est amené à superviser les activités des institutions, à les coordonner et à les valider.

· La formation des animateurs, tous statuts confondus, lui incombe sous toutes ses formes possibles (en étant lui-même formateur, ou décidant des intervenants, etc.). Toute la logistique est aussi de son ressort.

· Les prestations de l’inspecteur restent malgré tout limitées, du fait du nombre des animateurs, de leurs diversités (statuts, formation, ancienneté, etc.), des caractéristiques spécifiques des institutions (Maison des jeunes, unité d’animation de quartier, centre de stage, itinérante, bus informatique).

· Malgré le fait que l’inspecteur est en continuel contact avec les animateurs (à des fréquences différentes, souvent aléatoires), il est à noter l’absence d’une instance qui assure tout ce qui est information régionale structurée. L’expérience des espaces d’information régionaux n’a pas abouti pour des raisons aussi nombreuses que différentes.

Une contradiction énorme émerge entre l’importance des missions de l’inspecteur et des pratiques réelles et des moyens et approches usités. L’explication de cette contradiction est à trouver dans les problèmes réels de l’inspecteur dans l’accomplissement de son travail, et que nous pouvons énoncer comme suit :

1.1. Les animateurs.

Ils sont le centre nodal de tout le travail de l’inspecteur. Seulement vu leur nombre (entre 20 et 30), leur disparité et avec les pratiques actuelles, l’inspecteur ne peut guère assurer un suivi réel, personnalisé et efficace, conditions essentielles pour une efficience concrète garantissant la motivation de l’animateur, sa continuelle formation dans un milieu lui-même en perpétuelle métamorphose inhérent à une société et par conséquent à des jeunes qui subissent et inter-réagissent avec les nouvelles technologies qui bouleversent chaque jour un peu plus les habitudes, les besoins, et les pratiques.

1.2. Les institutions.

Leur diversité de statuts a été imposée par des besoins réels (implantation dans un milieu urbain, rural, etc.) qui font que chaque institution est un cas unique qui elle leur confère un suivi spécifique, ce qui n’est guère possible sans des recherches ou des études monographiques pour dégager les singularités et par conséquent les approches et les stratégies à mettre en place pour que ces institutions jouent leurs rôles et atteignent leurs objectifs.

1.3. Les rapports.

L’inspecteur est amené, dans tout ce qu’il fait à élaborer un rapport (rapport de visite, d’inspection, de stage, de réunion, de séminaire, d’enquête, de suivi de manifestation, etc.). Au fil des jours les rapports s’accumulent et leur gestion devient de plus en plus ardue, ce qui rend leur exploitation difficile. En réalité, une fois réalisé, le rapport est rangé et prend le statut d’archive. Les informations qu’il véhicule ne seront nullement exploitées.

D’un côté leur support (papier) pousse à cette non-ré exploitation, et leur donne cette dimension encombrante d’accumulation qui freine toute velléité de les utiliser par exemple dans des récapitulatifs, des recherches, ou autre « manipulation » qui assurent aux rapports des prolongements et des extensions ne serai-ce que pour justifier tout le travail qu’ils ont exigés tout en leur donnant l’importance qui doit être la leur.

D’un autre côté, ces rapports ne servent que très peu de monde (un rapport de suivi est théoriquement lu (et guère exploité) par l’intéressé uniquement. Ce qui limite la portée des informations contenues dans le document. Dans un domaine comme l’animation socioculturelle, toute expérience quel qu’elle soit, aussi ponctuelle soit-elle, reste une expérience importante par tout ce qui la constitue (l’idée, l’activité, les objectifs, la démarche, le déroulement, etc.). Elle peut toujours inspirer d’autres expériences, ou bien être utiliser dans une recherche, une étude, où le rapport prendra la valeur de document.

1.4. La formation.

Toute formation pour être efficiente doit s’inscrire dans la durée et le suivi, autrement dit il est impératif qu’elle prend la forme de « formation continue » et que après chaque session les acquis soient mis en œuvre, et évalués par rapport aux objectifs premiers de chaque module de formation pour garantir l’évolution garante de l’impact sur le travail quotidien de l’animateur. Dans l’état actuel des choses, cette approche est très difficile à mettre en place.

Un autre problème qui nuit à la qualité de la formation est le choix des thèmes et objets, qui ne découlent pas de besoins réels des animateurs, besoins qu’aucune recherche n’a mis en exergue. Souvent on se retrouve avec des formations dans des techniques (arts plastiques, informatique ou autres) au détriment de tout ce qui a trait à la dynamique de groupe qui la principale spécialité de l’animateur et dont il ne maîtrise pas les arcanes.

1.5. La documentation,

les formulaires, les textes officiels. L’inspecteur dans l’exercice de son métier est en continuelle mobilité, c’est un itinérant. Ses déplacements entre les institutions de jeunesse, le commissariat, la direction générale de la jeunesse entre autres, l’obligent à charrier un cartable qui ne peut contenir tous ses rapports, et autres documents, dont il pourrait à tout moment en avoir besoin. Les désagréments de cet état des faits l’amène sont multiples et engendrent souvent des « acrobaties » qui se traduisent par des retards, des atermoiements et surtout par une absence totale de confort dans le travail.

1.6. Le travail collaboratif.

Il est le grand absent du métier d’inspecteur (dans l’état actuel des choses). L’inspecteur se limite au groupe d’animateurs dont il a la charge, il n’est inscrit dans aucun mode d’échanges ou de collaboration avec les autres inspecteurs des autres régions quoique tous les avantages qui pourraient s’ensuivre.

Si le travail de l’inspecteur est parsemé « d’embuches » et est assez décalé par rapport à ce qu’il devrait être c’est que les moyens utilisés et les approches, pour exercer, sont assez rudimentaires et ne tiennent guère compte des évolutions technologiques. En plus du fait que l’inspecteur en exerçant son métier le fait dans un « ordre dispersé », avec des taches compartimentées sans interactions ni une réelle complémentarité (une inspection d’un animateur, par exemple, reste une action isolée qui se clôture avec son rapport. Une journée de formation se termine avec la fin des travaux prévus).

Toutes les parties qui constituent le travail de l’inspecteur doivent être considérer comme une et unique, toutes les parties doivent inter réagir (un rapport de visite c’est un élément de recherche, mais aussi avec les informations qu’il inclut, il est porteur d’indices pour l’évaluation.

Pour une meilleure efficience du travail de l’inspecteur et sa réelle adéquation avec les quatre énoncé par son statut, il est essentiel que tout doit changer dans le travail de l’inspecteur, les approches changent, les moyens, en œuvrant suivant le principe « Rien ne se perd, tout se transforme »

Nous allant récapituler les principales difficultés qui entravent le travail de l’inspecteur, les regrouper pour proposer des pistes de solutions.

Difficultés

Pistes

Difficulté de gérer les documents de l’inspecteur (rapports, textes officiels, correspondances administratives, supports de formation, fiches et autres. Difficulté de les exploiter au-delà de leurs premières fonctions. Difficulté de partager ces documents.

· Centraliser les documents,

· convertir en un format (numérique)

· Créer des bases de données

· Automatiser les opérations redondantes

· Opter pour la portabilité des documents

Difficulté d’assurer un accompagnement et un suivi, personnalisés qui rendraient l’évaluation fiable ce qui autoriserait les « prolongements », et les améliorations.

· Créer un réseau/Utiliser les réseaux sociaux.

· Utiliser tous les moyens de communication instantanée (mail, mailing, chat, etc) pour des échanges en continue.

Difficulté de mettre en place une stratégie de formation continue qui implique tous les animateurs indépendamment de leurs statuts et institutions de travail.

· Opter pour le travail collaboratif.

· Opter pour les sondages et les questionnaires en ligne.

· Toutes les actions doivent être conçues, pensées et réalisées comme formation.

· Créer une « newsletter » pluridisciplinaire.

Difficulté d’entreprendre des recherches actions liées directement au domaine et qui implique tous les animateurs au niveau de toutes les phases de réalisation

· Réaliser des études monographiques les plus poussées possibles en s’aidants des services internet, et les utiliser comme base, le tout sous forme de travail collaboratif.

· Privilégier le recours au brainstorming et aux cartes conceptuelles.

Difficulté de travailler, échanger, partager avec les autres inspecteurs

· Opter pour l’instauration du travail avec les portfolios

· Mettre en place, partager et exploiter des espaces virtuels communs.

La liste des pistes n’est en aucun cas exhaustive, l’essentiel n’est pas de donner des solutions comme seules possibles, au contraire il est essentiel que chaque inspecteur imprègne son travail d’une touche personnelle.

2. Conclusion

Au vu de tout ce qui a précédé, l’intégration totale de l’informatique (matériel et logiciels) dans le métier de l’inspecteur est l’alternative qui s’impose. Parler de communication permanente, expression, échanges, partage, interactions, portabilité, travail collaboratif, n’est-ce pas là, et entre autres les caractéristiques de l’informatique nouvelle.

Le développement, quasi quotidien du matériel et des logiciels rend l’intégration de l’informatique une obligation qui autorise une adéquation avec l’évolution même des pratiques sociales dans tous les domaines. Une tendance que l’inspecteur ne peut guère ignorer.

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