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Elucubrations, soufflées par « Haraket Ennoukal »

2014-05-13 23_11_23-Wordle - CreateEn ces temps de vaches maigres, il est toujours intéressant de s’attarder sur tout ce qui est superflus et qui en fin de compte revient cher.

Un ami m’a demandé de lui télécharger les fichiers relatifs « au grand mouvement de mutation » (tant attendu par certains, et annulé l’année dernière, Dieu seul sait pourquoi). Bref, j’ai été sur le portail du Ministère (soit dit en passant, l’exemple type de ce qu’il ne faut pas faire en matière de site web !) et j’ai trouvé les fichiers demandés.. que j’ai téléchargé, et puis par curiosité je les ai ouvert et Oh surprise ! 19 pages… C’est bien ! il y’a tout, le PV de la Réunion décisive, la circulaire et les formulaires.

Mais… Parce qu’il y’a toujours un « Mais », je me suis mis à faire de l’arithmétique.

Sachant que tout le monde, même ceux qui ne sont pas impliqués directement voudrait bien savoir ce qui a été décidé et comment l’opération des mutations va s’opérer. Puisqu’il fallait s’attendre à du nouveau (ce qui a été réitéré pendant toute une année)… Ce « tout le monde » c’est plus que 1000 personnes… disons juste 1000 animateurs et Directeurs.

Et sachant que 19 est le nombre de pages du « dossier » à envoyer, imprimer et photocopier on aura un minimum de 1000 x 19 = 19.000 pages !

19.000 pages qui polluerons rapidement les poubelles.

Alors je me suis encore posé la question (devenue débile) pourquoi tout le monde refuse les solutions numériques ? Pourquoi cet entêtement à vouloir coûte que coûte s’en tenir au papier ?

Pourquoi les formulaires qui sont « le clou de l’affaire » ne sont pas numériques avec tous les avantages que cela implique.

Il suffisait de créer très rapidement de créer les 3 formulaires sous, par exemple « Access » (cela prendra moins de temps que celui pour les réaliser sous word), puis les publier sur le serveur du Ministère ou ailleurs et de publier l’adresse. Les candidats aux mutations n’auront qu’à choisir celui qui leur convient et le remplir très rapidement en ligne et le tour est joué.

Les avantages de l’opération ainsi réalisées sont nombreux :

· Création très rapide des formulaires

· Des designs différents pour différencier les formulaires

· Des conditions de validations des entrées pour éviter les erreurs de saisie

· Des masque de saisie pour faciliter l’opération

· Des listes de choix qui accélèrent la saisie et là aussi réduit les erreurs

· Les formulaires remplis et renvoyés sont automatiquement placés dans des tableaux

· Toutes les opérations de tris, de calculs, de classement et de recherches rapides et sans erreurs

· Toutes les opérations de croisements, de graphiques, et de statistiques sont presque automatiques.

Donc si un délai de quinze jours (par exemple) est donné pour renvoyer les formulaires, tout ce qui reste à faire ne nécessitera que le travail d’un maximum d’une semaine pour discuter des résultats.

Comparer tout cela à l’opération comment elle est réalisée quand le PAPIER est le support, on a :

· Un gain de temps incroyable

· Un coût de très loin moindre

· Une efficacité indéniable du numérique

· Un archivage facilité

· Une transparence garantie

· Et encore…

Mais « chasse le naturel il revient au galop » reste la devise, la résistance au changement est d’une force inimaginable.

Pour rappel, toutes les institutions possèdent des espaces informatiques et sont connectées à l’internet (au moins selon la Direction Générale de la Jeunesse), et puis et surtout, le Ministère a une Direction de l’Informatique avec des techniciens supérieurs et des ingénieurs, et mêmes des ingénieurs principaux… C’est à se demander Pourquoi tout ça si on continue à travailler avec "le papier" et "le fax" ?

Elucubrations, soufflées par « Haraket Ennoukal »

En ces temps de vaches maigres, il est toujours intéressant de s’attarder sur tout ce qui est superflus et qui en fin de compte revient cher.

Un ami m’a demandé de lui télécharger les fichiers relatifs « au grand mouvement de mutation » (tant attendu par certains, et annulé l’année dernière, Dieu seul sait pourquoi). Bref, j’ai été sur le portail du Ministère (soit dit en passant, l’exemple type de ce qu’il ne faut pas faire en matière de site web !) et j’ai trouvé les fichiers demandés.. que j’ai téléchargé, et puis par curiosité je les ai ouvert et Oh surprise ! 19 pages… C’est bien ! il y’a tout, le PV de la Réunion décisive, la circulaire et les formulaires.

Mais… Parce qu’il y’a toujours un « Mais », je me suis mis à faire de l’arithmétique.

Sachant que tout le monde, même ceux qui ne sont pas impliqués directement voudrait bien savoir ce qui a été décidé et comment l’opération des mutations va s’opérer. Puisqu’il fallait s’attendre à du nouveau (ce qui a été réitéré pendant toute une année)… Ce « tout le monde » c’est plus que 1000 personnes… disons juste 1000 animateurs et Directeurs.

Et sachant que 19 est le nombre de pages du « dossier » à envoyer, imprimer et photocopier on aura un minimum de 1000 x 19 = 19.000 pages !

19.000 pages qui polluerons rapidement les poubelles.

Alors je me suis encore posé la question (devenue débile) pourquoi tout le monde refuse les solutions numériques ? Pourquoi cet entêtement à vouloir coûte que coûte s’en tenir au papier ?

Pourquoi les formulaires qui sont « le clou de l’affaire » ne sont pas numériques avec tous les avantages que cela implique.

Il suffisait de créer très rapidement de créer les 3 formulaires sous, par exemple « Access » (cela prendra moins de temps que celui pour les réaliser sous word), puis les publier sur le serveur du Ministère ou ailleurs et de publier l’adresse. Les candidats aux mutations n’auront qu’à choisir celui qui leur convient et le remplir très rapidement en ligne et le tour est joué.

Les avantages de l’opération ainsi réalisées sont nombreux :

· Création très rapide des formulaires

· Des designs différents pour différencier les formulaires

· Des conditions de validations des entrées pour éviter les erreurs de saisie

· Des masque de saisie pour faciliter l’opération

· Des listes de choix qui accélèrent la saisie et là aussi réduit les erreurs

· Les formulaires remplis et renvoyés sont automatiquement placés dans des tableaux

· Toutes les opérations de tris, de calculs, de classement et de recherches rapides et sans erreurs

· Toutes les opérations de croisements, de graphiques, et de statistiques sont presque automatiques.

Donc si un délai de quinze jours (par exemple) est donné pour renvoyer les formulaires, tout ce qui reste à faire ne nécessitera que le travail d’un maximum d’une semaine pour discuter des résultats.

Comparer tout cela à l’opération comment elle est réalisée quand le PAPIER est le support, on a :

· Un gain de temps incroyable

· Un coût de très loin moindre

· Une efficacité indéniable du numérique

· Un archivage facilité

· Une transparence garantie

· Et encore…

Mais « chasse le naturel il revient au galop » reste la devise, la résistance au changement est d’une force inimaginable.

Pour rappel, toutes les institutions possèdent des espaces informatiques et sont connectées à l’internet (au moins selon la Direction Générale de la Jeunesse), et puis et surtout, le Ministère a une Direction de l’Informatique avec des techniciens supérieurs et des ingénieurs, et mêmes des ingénieurs principaux… C’est à se demander Pourquoi tout ça si on continue à travailler avec "le papier" et "le fax" ?

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